El control de correspondencia dentro de cualquier organización es una gestión que se debe realizar de manera continua. Para evitar pérdida de información, de oportunidades o demoras injustificadas en los procesos que de una u otra forma intercambian documentos con otras áreas o externos, por esta razón es clave contar un sistema que provea la trazabilidad y centralización de esta información, manejando su historial de correspondencia e involucrando a los responsables, generando repositorios seguros y accesibles de cualquier tipo de correspondencia.
Conociendo la importancia que tiene el manejo, control y archivo de la correspondencia, DocManager ha creado el Sistema de Control de Correspondencia, el cual le permitirá digitalizar y enviar digitalmente los documentos a los responsables de revisión, aprobación, almacenamiento o clasificación según un flujo de trabajo personalizado para disminuir considerablemente los riesgos y tiempos de gestión de información interna o externa.
El Sistema de Control de Correspondencia es una herramienta totalmente parametrizable a los ciclos de los documentos que su compañía posea o desee implementar, notificándole a cada uno de los responsables por correo electrónico o mensaje de texto cuando la persona deba saberlo o actuar según lo requerido. Esto le permitirá agilizar los procesos de correspondencia dentro de la organización.
El Sistema de Control de Correspondencia, será desarrollado en término de días por profesionales de Gestión de Procesos y Control de Proyectos, los cuales analizarán detalladamente sus procesos, e identificarán la forma más fácil y eficiente de automatizar la administración, seguimiento y almacenamiento de la correspondencia de la empresa y su divulgación a todo el personal involucrado.
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