Software Gestión Contractual

Sistema Gestión Contractual

Ya seleccionado el proveedor de los productos o servicios, todas las condiciones de entrega y pagos; se procede a la fase Contractual, que contempla la elaboración, revisión, aprobación y firma del contrato y de todos los documentos que se crean en este proceso.

En el Sistema de Gestión Contractual, por lo general se incluye:

Generación automática de los contratos.
Administración de las pólizas y otros documentos.
Revisión y Aprobación de contratos con trazabilidad y permisos según perfiles.
En el Sistema de Gestión Contractual pueden involucrarse terceros en cualquier punto del proceso.
Ciclos de aprobación según tipos de contrato, valores o políticas específicas del cliente.
Trazabilidad total para todas las operaciones y personas que participan.
Log de actividades de consulta, edición e impresión.
Control automático de cambios para los archivos de Word, creados por la aplicación o de contratos remitidos por terceros.
Firma física y escaneo del contrato, o firma electrónica con total validez legal.
El Sistema de Gestión Contractual permite cargar ilimitado número de anexos como brochures, cotizaciones, cartas de aceptación, actas de avance de ejecución y entrega, pólizas, documentos para registro de proveedores como RUT, RIT, certificado de Cámara de Comercio, entre otros.
Sin límite en tipos de contratos, ni en cantidad de información cargada al sistema.
Es posible guardar históricos de los reportes, como por ejemplo tomar una “foto” de los datos el final de cada mes y así hacer comparaciones o mirar avances de las actividades en el tiempo.

Sistema Gestión Contractual incluye 2 reportes maestros tipo tabla dinámica totalmente personalizados y a partir de los cuales cada usuario podrá construir sus propios reportes de interés; cada reporte puede ser asociado a uno o más perfiles específicos. Es común en esta fase conocer los avances de cada contrato, tiempos utilizados en cada etapa del mismo, personas involucradas, áreas, montos totales (si está implementado el sistema de Planeación o si tiene conexión con datos en otro sistema se puede cruzar lo planeado contra lo contratado), fechas límite y tiempos faltantes para cumplir las fechas programadas.